MENGADAKAN KONFERENSI PERS

Bambang Hendro Samekto

Konferensi pers adalah kegiatan hubungan masyarakat (humas) di mana sebuah lembaga, organisasi atau perusahaan menyajikan berita atau informasi penting, menarik dan perlu kepada media massa. Tujuannya antara lain untuk untuk menarik perhatian media terhadap berita yang diberikan. Konferensi pers digunakan untuk membuat pengumuman penting untuk mendapatkan cakupan di surat kabar, majalah, blog dan berita siaran TV.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan memperkenal produk atau layanan baru melalui konferensi pers. Dalam olah raga sepak bola, konferensi pers digunakan intuk memperkenalkan pemain yang baru menandatangani kontrak. Seorang Presiden atau Menteri biasanya menyelenggarakan konferensi pers ketika mengumumkan kebijakan baru. Pemimpin partai politik mengadakan konferensi pers untuk mengungkapkan pendapatnya tentang kebijakan baru yang dikeluarkan pemerintah atau untuk mengkomunikasikan sikap mereka pada isu-isu penting. Pemerintah melakukan konferensi pers darurat bila negara dalam keadaan darurat, krisis atau bencana. Maksudnya adalah untuk memberitahu rakyat bahwa pimpinan pemerintah sebagai penyelenggara pemerintahan negara mengetahui keadaan tersebut, bertanggungjawab dan mengungkapkan sikap serta kebijakan atau langkah-kangkah yang diambil untuk mengatasinya.

Dalam hal ini, konferensi pers mempunyai fungsi ganda, yaitu sebagai layanan masyarakat dan kiat politik yaitu untuk mendapatkan kembali kepercayaan masyarakat. Namun secara umumnya, konferensi pers dipakai sebagai ajang promosi produk atau layanan baru. Dalam promosi, konferensi pers memberi beberapa keunggulan, seperti kemampuan untuk mencapai semua media pada saat yang sama dan juga dapat mengontrol pesan yang disampaikan. Konferensi pers juga dapat membangun kegembiraan atau antisipasi tentang suatu peristiwa. Namun, konferensi pers hanya akan membuang-buang waktu dan uang jika beritanya tidak layak atau konferensi pers kurang terorganisir dengan baik.

Alasan untuk mengadakan konferensi pers meliputi:

• Memperkenalkan produk baru • Mengungkap sebuah terobosan ilmiah baru • Meluncurkan sebuah kampanye iklan baru • Mengumumkan acara amal dengan memakai selebriti • Mendapatkan pemain baru di tim olahraga • Melepaskan laporan keuangan perusahaan • Mengumumkan kebijakan baru oleh pemerintah

Secara sederhana tahap-tahap konferensi pers adalah: Perencanaan, Persiapan, Pelaksanaan dan Tindak Lanjut

1. PERENCANAAN KONFERENSI PERS

Dalam perencanaan hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: Memilih topik atau judul berita, menentukan waktu dan tempat, membuat dan mengirim undangan, menentukan pembicara dan pesan pokok yang dibicarakan, dan menyiapkan bahan media lainnya (media kit). Ingat konferensi pers dilakukan secara khusus untuk menarik dan mempertahankan perhatian media. Oleh karena itu perlu memperhatikan unsur-unsur yang tidak dapat disampaikan oleh siaran pers.

Unsur-unsur ini antara lain mencakup:

• Lokasi khusus atau istimewa yang menambah suasana bagus, indah, mewah atau dramatis. • Memiliki visual yang kuat dan memberi kesempatan fotografi yang baik. • Memungkinkan semua tokoh utama berada dalam satu lokasi untuk menyampaikan pesan, membuat pernyataan dan menjawab pertanyaan. • Memberi kesempatan bagi media untuk melakukan wawancara dengan tokoh utama pasca konferensi pers.

Berikut ini hal-hal yang harus diperhatikan ketika akan melakukan konferensi pers:

a. Memilih topik atau judul berita

Tidak setiap berita atau peristiwa layak diumumkan melalui konferensi pers. Perlu diketahui bahwa untuk datang ke konferensi pers, wartawan harus melakukan perjalanan dan menyisihkan waktu dari jadwal sibuk mereka. Bila mereka datang hanya untuk berita atau peristiwa yang kurang menarik atau tidak layak maka ini hanya akan membuang waktu mereka yang berharga.

Informasi atau peristiwa yang layak diberitakan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

• Waktu – Terjadi saat ini.

• Penting atau Signifikan – Ini akan mempengaruhi banyak orang, terutama khalayak sasaran (target audience).

• Kedekatan – orang, peristiwa, informasi atau berita itu mempunyai kedekatan atau keterkaitan dengan hati, pikiran atau kehendak khalayak sasaran.

• Menonjol – peristiwa, informasi atau berita ini mengenai orang-orang atau organisasi terkenal dan penting.

• Human Interest – mempunyai sisi kemanusiaan dan emosi publik, misalnya binatang kesayangan, tunawisma, korban bencana, korban ketidakadilan atau anak-anak yang hidup dengan kanker.

Hanya karena sebuah informasi atau peristiwa mempunyai nilai berita tidak berarti hal memenuhi persyaratan untuk melakukan konferensi pers. Sebuah siaran pers sederhana cukup untuk mempromosikan atau mengumumkan informasi atau peristiwa itu.

b. Menentukan waktu dan tempat

Wartawan bekerja di bawah tenggat waktu yang ketat. Jika Anda mengadakan konferensi pers terlalu dekat dengan tengat waktu (kejar tayang) wartawan yang harus segera memasukan berita maka ada kemungkinan dia tak akan hadir. Sangat penting untuk mengetahui tenggat waktu dari wartawan dan waktu dilakukannya konferensi pers. Hindari Senin dan Jumat, karena hari ini mungkin menjadi hari-hari tersibuk bagi wartawan. Pagi hari selalu lebih baik karena memberikan lebih banyak waktu kepada wartawan untuk menulis berita dan disiarkan di media.

Pertimbangkan lokasi diadakannya konferensi pers. Lokasi konferensi pers ini penting untuk menarik wartawan dan melayani kebutuhan profesional mereka. Konferensi pers yang diadakan di tempat yang sesuai dengan kegiatan dapat menambahkan visual, latar belakang yang dramatis untuk pemberitaan.

Sebagai contoh, jika sebuah organisasi menyumbangkan uang untuk membersihkan sungai setempat, bisa menyelenggarakan konferensi pers di tempat yang indah di tepi sungai itu. Beberapa lokasi yang sulit tidak bisa memenuhi persyaratan teknis dan logistik dari media.

Hal yang harus diperhatikan dalam memilih lokasi konferensi pers adalah:

• Tersedia tempat parkir luas untuk kendaraan orang-orang penting dan media, termasuk lahan untuk mobil besar siaran langsung televisi.

• Tersedia panggung, podium dan alat bantu untuk menyajikan informasi audiovisual.

• Tersedia jumlah tempat duduk yang cukup untuk wartawan dan tamu.

• Tersedia tempat yang cukup untuk meletakan dan memasang komputer, kamera dan peralatan audio visual.

• Ada tempat untuk wartawan menempatkan kamera TV untuk mengambil gambar atau merekam kegiatan, misalnya panggung yang ditinggikan untuk meletakkan kamera.

• Ada beberapa ‘loud speaker’ yang memungkinkan media untuk menerima suara langsung dari satu mikrofon.

Untuk memenuhi persyaratan ini, kadang-kadang lebih mudah mengadakan konferensi pers di ruang konferensi khusus, baik di kantor lembaga, organisasi atau perusahaan, hotel atau di sebuah ruang temu wartawan setempat.

c. Membuat dan mengirim undangan

Wartawan biasanya mempunyai bidang masing-masing, seperti: politik, ekonomi, bisnis, sosial, olah raga, olah raga, hiburan, lokal atau nasional dan sebagainya. Bidang kekhususan tiap wartawan ini penting karena mereka perlu mengetahui lingkungan bidang masing masing. Jadi dalam mengirim undangan sebaiknya juga kepada wartawan yang sesuai dengan bidangnya dan kegiatan konferensi pers yang dilakukan. Beserta undangan dapat pula disertakan siaran pers atau informasi terkait lainnya sehingga mereka tahu betul apa saja acara pada konferensi pers itu.

Beritahu pula siapa yang akan hadir dan bicara pada konferensi pers itu. Surat undangan juga harus menerangkan dengan jelas tanggal, waktu, tempat, gedung atau ruang serta bahan-bahan yang disediakan pada konferensi pers ini. Undangan untuk konferensi pers sebaiknya dikirim satu minggu sebelumnya. Undangan bisa dikirim melalu pos, facsimile atau email. Undangan dapat pula diletakkan pada kotak surat khusus bagi masing-masing wartawan, media dan kantor berita untuk menempatkan bahan berita atau siaran pers yang ada di lembaga, organisasi atau perusahaan.

Selanjutnya lakukan pemberitahuan ulang melalui telpon satu atau dua hari sebelumnya untuk mengingatkan wartawan mengenai akan diadakannya konferensi pers itu.

d. Menentukan pembicara dan pesan pokok yang dibicarakan

Dalam konferensi pers pembicara, tokoh utama dan siapa yang akan hadir di podium harus dipilih dengan hati-hati. Lembaga, organisasi atau perusahaan bila ingin melakukan konferensi pers haruslah menunjuk orang yang benar-benar menguasai bidangnya. Pembicara harus berpengalaman mengenai pokok kegiatan sehingga mampu menjawab pertanyaan atas keterangan yang disampaikan. Pada konferensi pers biasanya ada seorang moderator. Moderator ini juga harus dipilih dengan teliti dan hati-hati sehingga dapat melakukan tugasnya dengan baik. Dia harus pandai memperkenalkan pembicara, tokoh utama atau siapa saja yang turut dalam konferensi pers itu. Dia juga harus pandai mengatur tanya jawab antara wartawan dan pembicara dan peserta konferensi pers lainnya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan pembicara pada sebuah konferensi pers antara lain:

• Pembicara harus menyampaikan keterangan atau berita tidak lebih dari 10 menit. Keterangan atau berita ini dikembangkan berdasarkan tujuan dan dua atau tiga pesan utama yang ingin disampaikan pada konferensi pers.

• Pembicara harus siap dengan berbagai informasi yang dibicarakan dan harus siap menjawab dengan singkat dan jelas atas pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan diajukan wartawan.

• Batasi jumlah pembicara menjadi dua orang saja sehingga pesan yang disampaikan tidak membingungkan.

• Pertimbangkan untuk menggunakan alat bantu visual seperti poster atau presentasi multimedia untuk membuat pesan Anda lebih jelas.

• Berlatih bicara di depan kamera untuk menyampaikan pesan utama dan tanya jawabnya. Dalam latihan perlu pula dilakukan cara memperagakan contoh barang atau produk yang ingin diluncurkan.

3. PERSIAPAN

Menyiapkan bahan media lainnya (media kit)

Salah satu tujuan konferensi pers adalah untuk membuat pekerjaan wartawan lebih mudah. Oleh karena itu perlu diupayakan untuk menyiapkan bahan-bahan informasi lain (media kit) untuk melengkapi informasi yang diberikan pada saat konferensi pers. Beberapa poster dapat pula dipasang di sekitar panggung.

Informasi terkait ini mencakup:

• Siaran pers yang meringkas berita, informasi, fakta-fakta penting dan tokoh utama konferensi pers. • Foto dan biodata para tokoh utama. • Lembar fakta (facts sheet) yang memuat data, grafik atau diagram yang disajikan selama konferensi pers. • Informasi untuk tindak lanjut dan memenuhi permintaan wawancara oleh wartawan.

Banyak wartawan sekarang bekerja di informasi digital, sehingga akan sangat membantu jika dalam press kit ada CD-ROM yang memuat semua informasi dan foto serta materi promosi lainnya seperti iklan TV, rekaman video dan audio, logo dan gambar lainnya.

3.. PELAKSANAAN KONFERENSI PERS

Hal-hal yang harus diperhatikan pada hari melakukan konferensi pers

a. Mulai konferensi pers

Pada hari konferensi pers, segala sesuatu harus dirancang dan disiapkan untuk mempermudah pelaksanaan bagi semua yang terlibat. Penyelenggara harus tiba setidaknya satu jam sebelum konferensi pers mulai untuk memeriksa ulang penataan ruangan dan untuk membantu wartawan dan petugas kamera menata peralatannya. Pastikan semua panggung dan podium serta peralatan peraga, multi media dan pengeras suara telah siap digunakan dan berfungsi dengan baik. Ingat untuk meletakkan beberapa mikrofon di podium dan di sekitar tempat duduk wartawan. Ini untuk memudahkan ketika wartawan bertanya.

Pada hari dilakukan konferensi pers, bersiaplah untuk menyambut wartawan sedikitnya 15 menit sebelum dimulainya acara. Wartawan biasanya perlu waktu untuk menyiapkan peralatan seperti laptop, alat perekam suara, kamera foto atau kamera video. Temui semua orang di pintu masuk, periksa identitas, dan meminta mereka untuk mengisi buku tamu. Ingat, Anda atau penyelenggara mungkin perlu nomor telpon atau alamat mereka untuk event berikutnya. Staf kemudian dapat mengarahkan wartawan untuk menempati tempat duduk yang disediakan. Beri mereka bahan-bahan, informasi, salinan siaran pers statement atau media kit lainnya.

b. Saat konferensi pers

Mulailah konferensi pers mendekati waktu yang ditentukan atau paling lambat sepuluh menit setelah jadwalnya. Hal ini dilakukan untuk menghormati mereka yang datang tepat waktu. Moderator menyambut semua orang dan memperkenalkan pembicara atau tokoh utama. Pembicara atau tokoh utama dipersilakan bicara tidak lebih dari 10 menit. Seluruh waktu konferensi pers tidak boleh lebih dari 30 hingga 45 menit. Ini termasuk sesi tanya jawab. Moderator harus meminta wartawan untuk mengidentifikasi diri sebelum mengajukan pertanyaan dan mungkin diminta mengulang pertanyaan sehingga semua orang bisa mendengarnya. Tutup konferensi pers dengan mengucapkan terima kasih kepada yang hadir serta mempersilahkan wartawan melakukan wawancara langsung kepada pembicara, narasumber atau tokoh utama.

4. TINDAK LANJUT

Setelah konferensi pers, ada baiknya untuk mengirim bahan informasi dan media kit kepada wartawan yang berminat tapi tidak bisa hadir. Beberapa bahan konferensi pers saat ini bisa dikirim melalui email atau diunduh dari website lembaga, organisasi atau perusahaan. Jadi pastikan semua bahan itu telah disiapkan. Demikian pula, harus ada staf yang menangani website dan menjawab email.

Lembaga atau perusahaan Anda adalah sumber informasi atau berita dari konferensi pers. Jadi pastikan bahwa ada staf khusus dan narasumber yang menangani dan menguasai hal ini. Bila ada wartawan atau media ingin mengetahui informasi yang lebih banyak lagi akan ada yang melayaninya.

Pastikan pula ada narasumber atau pejabat yang selalu siap diwawancara wartawan atau media. Bila keduanya tidak tersedia, Anda harus menunjuk seseorang yang dapat dihubungi dan menyiapkannya. Beri pejabat atau petugas ini informasi lengkap tentang hal-hal yang berkaitan dengan konferensi pers. Dia juga harus dapat menjawab secara meyakinkan semua kemungkinan pertanyaan yang diberikan wartawan.

Silakan kirim komentar atau pertanyaan ke:

bambanghsamekto@gmail.com