MEMBUAT SIARAN PERS

Bambang Hendro Samekto

Siaran pers adalah pernyataan atau berita tertulis untuk media. Pernyataan ini mengumumkan berbagai keterangan dan berita penting, seperti: rencana kegiatan, promosi jabatan, pemberian anugrah atau penghargaan, peluncuran sebuah produk atau program baru, sasaran dan rencana, pencapaian pejualan atau hasil kerja, seminar advokasi dan sebagainya.

Siaran pers juga dapat dipakai untuk mendorong dibuatnya suatu liputan berita di media oleh wartawan. Para jurnalis atau wartawan biasanya lebih menyukai ide-ide baru pada waktu menerima siaran pers. Siaran pers merupakan media penting dari kerja hubungan masyarakat (humas).

Siaran pers adalah berita tersamar yang ditulis oleh orang ke tiga, yang ingin menjelaskan kepada wartawan atau editor media tentang pentingnya seorang pejabat, peristiwa, layanan atau produk dari suatu lembaga atau perusahaan atau seminar advokasi. Siaran pers bisa berisi berita tentang pejabat yang baru dilantik yang menonjol kinerjanya, pendekatan baru dalam melayani pelanggan, peluncuran produk atau layanan baru, atau rencana diadakannya seminar advokasi.

Jadi selama ada berita baru dengan fakta yang benar yang perlu diumumkan, yang menarik perhatian dan menyangkut kepentingan publik, wartawan dan pemimpin redaksi maka dapat dibuat siaran persnya. Bila lembaga atau perusahaan mempunyai berita baru maka siaran pers akan mejadi alat ampuh untuk menyiarkannya. Hal yang terpenting yang perlu diketahui, siaran pers merupakan promosi yang gratis.

Siaran pers juga bisa dipakai sebagai cara untuk memperkenalkan lembaga, perusahaan, produk dan layanannya. Publik akan mengetahui lembaga, perusahaan, produk dan layanan melalui siaran pers. Mempromosikan sendiri merupakan bagian penting untuk keberhasilan suatu usaha atau program. Siaran pers yang disiarkan oleh media adalah promosi atau publikasi yang gratis. Hal yang lebih penting lagi ini bisa menjangkau khalayak atau kelompok sasaran yang lebih luas dari yang bisa dicapai oleh iklan.

Ingat bahwa tujuan utama siaran pers adalah menarik perhatian media terhadap hal yang diberitakan sehingga media bersedia menyiarkannya. Sekali siaran pers Anda dapat meyakinkan wartawan dan pemimpin redaksi maka mereka akan menanti siaran pers selanjutnya.

Jadi siaran pers adalah tulisan berita sebanyak satu atau dua halaman yang dipakai untuk menarik perhatian khalayak atau kelompok sasaran terhadap rencana kegiatan, promosi jabatan, pemberian anugrah atau penghargaan, peluncuran sebuah produk atau program baru, sasaran dan rencana, pencapaian pejualan atau hasil kerja, seminar advokasi dan sebagainya.

Siaran pers hendaknya ditulis seperti yang Anda kehendaki muncul dalam berita di media. Oleh karena itu penting untuk mempelajari dan berlatih menulis siaran pers secara bertahap sebelum mengirimnya ke media agar humas lembaga atau perusahaan Anda tidak dianggap sebagai humas amatir dan siaran persnya akan diabaikan. Bagi lembaga atau perusahaan yang menangani sendiri promosi atau kehumasannya, menulis siaran pers yang baik, benar dan menarik merupakan suatu keharusan dan menjadi hal yang umum.

Bila Anda telah siap untuk diliput oleh media secara gratis maka kirimkanlah siaran pers Anda kepada surat kabar, radio dan stasiun televisi. Meskipun demikian, tak ada jaminan siaran pers Anda akan disiarkan secara gratis oleh media. Hal ini mengingat bahwa ada perbedaan antara iklan, kehumasan dan siaran pers di mana media tidak mempunyai kewajiban untuk menyiarkan berita Anda.

Saat mengirim siaran pers, Anda tentu berharap mereka akan meliput dan memberitakannya dalam surat kabar, majalah, radio atau siaran televisi. Namun Anda harus bersabar, beberapa media atau televisi memerlukan beberapa hari, minggu atau bulan untuk menyiarkannya. Hal ini tergantung kepada beritanya dan jadwal terbit atau siaran mereka. Stasiun televisi sangat berbeda dan lebih khusus lagi. Bila Anda ingin televisi meliput dan menyiarkannya paling tidak siaran pers dikirim dua hari sebelumnya. Kecil kemungkinannya televisi akan menyiarkan siaran pers pada hari yang sama saat Anda mengirimnya.

Juga perlu diingat, prioritas berita akan berubah setiap saat. Siaran pers dikenal juga sebagai siaran berita. Jadi, pada dasarnya siaran pers adalah berita. Peristiwa penting untuk diketahui publik akan diprioritaskan. Contoh, televisi akan lebih mengutamakan penyiaran peristiwa bencana dan akan menunda meliput kegiatan Anda.

Oleh karena menulis siaran pers yang baik, benar dan menarik merupakan suatu keharusan bagi bagian hubungan masyarakat sebuah lembaga atau perusahaan.

1. MENULIS SIARAN PERS YANG BAIK, BENAR DAN MENARIK

Tadi dikatakan, ada beberapa isi siaran pers yang dapat ditulis, seperti berita tentang rencana kegiatan, promosi jabatan, pemberian anugrah atau penghargaan, perkenalkannya sebuah produk atau program baru, pencapaian pejualan atau hasil kerja, dan seminar advokasi.

Ada beberapa cara menulis siaran pers. Bila ditulis secara baik dan benar, siaran pers dapat lebih efektif dibanding iklan. Pesan yang ditulis dalam siaran pers harus mempunyai nilai berita tanpa memberi kesan sebagai iklan. Siaran pers ditulis dalam bentuk yang tidak bias sehingga pembaca mempercayai informasinya yang tepat.

Dalam siaran pers, tulislah apa yang menjadi perhatian pembaca. Tarik perhatian mereka. Ingat wartawan atau media tidak tertarik untuk membantu mempromosikan lembaga,organisasi atau perusahaan serta layanan jasa atau produk Anda kepada pembaca, pendengar radio atau pemerhati televisi.

Wartawan mencari berita yang menarik perhatian pembacanya dan memenuhi keinginan pemimpin redaksinya. Mereka tidak memberi perhatian kepada hal-hal yang Anda tawarkan tetapi lebih mementingkan apakah berita itu menarik bagi pembacanya atau tidak. Demikian pula, mereka lebih tertarik bila dengan berita itu wartawan dapat menulis berita yang lebih baik. Bagian-bagian penting dalam menulis siaran pers meliputi: judul, alinea/paragraf pertama, alinea/paragraf selanjutnya dan penutup.

1. Judul

Judul merupakan ringkasan isi siaran pers. Inilah yang terpenting. Wartawan atau redaksi media akan melanjutkan membaca isi siaran pers bila tertarik kepada judulnya. Seperti halnya judul berita surat kabar, judul siaran pers juga harus menarik perhatian pembacanya. Judul ini bisa berupa berita tentang pencapaian mutakhir suatu perusahaan, peristiwa yang penting, peluncuran produk atau layanan baru.

Cara yang paling sederhana dalam membuat judul siaran pers adalah menyarikan kata-kata yang terpenting dari isi siaran pers. Dari kata-kata utama ini kemudian dibuat pernyataan yang logis dan menarik perhatian. Untuk berita online, kata-kata utama ini memudahkan pencarian beritanya.

Tulis judul ini dalam beberapa kata yang sangat menarik perhatian. Bisa jadi, judul ini merupakan satu-satunya kesempatan untuk dimuat atau tidaknya siaran pers itu. Jadi sekali lagi buatlah judul yang padat, berisi fakta dan menarik.

Jangan buang waktu untuk menulis judul sebelum isi siaran pers selesai ditulis. Setelah selesai menulis isi siaran pers barulah buat judulnya. Bila judul ditulis sebelum isi siaran pers selesai, Anda hanya akan membuang waktu saja karena Anda akan selalu merubah judul beberapa kali agar sesuai dengan isi siaran pers. Sementara itu, biasanya wartawan atau pemimpin redaksi akan merubah dan menulisnya sendiri sesuai dengan seleranya.

Hal yang perlu diperhatikan ketika menulis judul siaran pers:

• Judul ditulis dengan kata kerja aktif tidak pasif. • Judul ditulis dalam huruf yang lebih besar dari huruf isi siaran pers dan ditebalkan. • Kata pertama ditulis dalam huruf besar dan tiap kata selanjutnya dimulai dengan huruf besar. • Judul jangan ditulis dalam huruf besar semuanya.

2. Sub-Judul

Sub-judul juga penting tapi sering lupa ditulis dalam siaran pers. Intinya, sub-judul memberi sedikit penjelasan dari isi siaran pers untuk menarik perhatian wartawan atau redaksi tanpa mengecilkan pentingnya judul utama.

3. Alinea/Paragraf pertama

Alinea/Paragraf pertama sebaiknya berisi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan: Siapa, Apa, kapan, Di mana, Mengapa, dan Bagaimana. Kadang-kadang agak sulit menerangkan “Bagaimana” secara terperinci. Jadi pastikan untuk menjawab ke lima pertanyaan pertama terlebih dulu. Jawaban atas ke lima pertanyaan ini harus memberi informasi secara tepat dan akurat untuk dapat meyakinkan pembaca, wartawan dan pemimpin redaksi.

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu dalam menulis siaran pers:

– Apa berita yang sesungguhnya? – Apa maksud siaran pers ini? – Mengapa hal ini perlu diberitakan? – Siapa yang terlibat di dalamnya? = Apa jenis layanan atau produknya? Berapa banyak? – Tanggal berapa dan di mana?

Informasi atau peristiwa yang layak diberitakan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

• Waktu – Terjadi saat ini.

• Penting atau Signifikan – Ini akan mempengaruhi banyak orang, terutama khalayak sasaran (target audience).

• Kedekatan – orang, peristiwa, informasi atau berita itu mempunyai kedekatan atau keterkaitan dengan hati, pikiran atau kehendak khalayak sasaran.

• Menonjol – peristiwa, informasi atau berita ini mengenai orang-orang atau organisasi terkenal dan penting.

• Human Interest – mempunyai sisi kemanusiaan dan emosi publik, misalnya binatang kesayangan, tunawisma, korban bencana, korban ketidakadilan atau anak-anak yang hidup dengan kanker.

Alinea/Paragraf pertama yang terdiri dari dua atau tiga kalimat harus berupa intisari isi siaran pers dan paragraf selanjut menerangkan seluruhnya. Dalam dunia informasi yang cepat berubah, pembaca, wartawan, atau redaksi tak akan membaca seluruh isi siaran pers bila dimulai dengan paragraf pertama yang tidak menarik.

4. Alinea/Paragraf selanjutnya

Bagian ini melengkapi informasi yang diberikan pada alinea/paragraf pertama. Alinea ini mendukung pendapat yang dikemukakan pada alinea pertama, misalnya mengutip hasil penelitian, pernyataan pejabat atau masyarakat. Informasi ini harus benar dan akurat dan jangan sampai ada yang kurang atau salah. Kemukakan pula apa yang telah dilakukan dan akan dilakukan terhadap hal-hal yang disampaikan pada alinea pertama.

Paragraf ini harus ditulis secara padat dan berisi. Hindari penulisan kalimat yang panjang. Hindari pula pemakaian bahasa dan istilah yang sukar dimengerti dan pengulangan kata. Namun demikian, tulis istilah teknis yang tepat dan sertai pula arti dan maksudnya secara sederhana.

5. Penutup

Pada bagian ini ditulis secara ringkas dan padat sebanyak dua atau tiga kalimat tentang usaha, proyek atau kegiatan utama lembaga atau perusahaan secara menyeluruh, kebijakan dan juga visi dan misinya. Bagian ini biasanya selalu muncul setiap saat suatu lembaga atau perusahaan membuat siaran pers. Lembaga atau perusahaan yang baik biasanya sudah mempunyai tulisan ini yang dibuat secara profesional dan selalu ditampilkan di leaflet, brosure, bahan presentasi, rencana usaha dan lainnya. Jadi tinggal dimuat saja di sini.

Pada bagian ini dapat pula ditulis alamat website sehingga orang-orang yang berkepentingan dapat mengunduh siaran pers kapan saja dan di mana saja. Alamat ini harus benar dan jelas untuk memudahkan pengunduhan. Pada website dapat pula dilengkapi dengan informasi lainnya yang berkaitan dengan siaran pers.

Untuk menutup siaran pers, secara umum dipakai tanda ### yang diletakkan dibawah alinea terakhir.

Sebagai daya tarik, di bawah tanda ### ini sering ditulis juga:

“Bila ingin informasi lebih mendalam mengenai hal di atas atau ingin melakukan wawancara dengan narasumber, silakan menghubungi Bapak/Ibu (Sekretaris) No. Telpon.”

2. MENGIRIM SIARAN PERS

Agar siaran pers dapat sampai ke tujuan yang diinginkan maka harus ditentukan terlebih dulu siapa yang akan menerima siaran pers itu. Anda harus memastikan siapa yang memerlukan dan membaca berita itu. Tentu diharapkan siaran pers terutama sekali diterima oleh wartawan, redaksi dan kantor berita. Selanjutnya media dan kantor berita diharapkan akan memuat dan menyiarkannya kepada publik.

Ada dua cara menyebarkan siaran pers:

(1) Siaran pers dikirim ke kantor berita atau media secara khusus melalui pos, kurir ekspedisi, faksimile, e-mail atau website. Siaran pers dapat pula dikirim bersama bahan informasi lengkap lainnya yang disertai dengan surat pengantar. Secara khusus ada wartawan atau media akan mengunduh siaran pers yang dimuat di website lembaga atau perusahaan.

(2). Siaran pers diambil oleh wartawan atau staf media di kantor lembaga atau perusahaan, pada saat pameran atau dari kantor berita.

Dalam mengirim siaran pers, cara pertama di atas adalah yang terbaik. Namun akan lebih baik lagi bila cara yang ke dua juga dapat dilakukan. Bagian humas yang baik biasanya sudah mempunyai hubungan khusus dengan wartawan, media dan kantor berita di mana berbagai informasi atau siaran pers dibagikan secara teratur dan rutin kepada mereka.

Hubungan baik dan akrab dengan wartawan dan media seringkali lebih menguntungkan dan bermanfaat dari sekedar mengirim siaran pers kepada media secara umum. Lembaga atau perusahaan ini bahkan menyediakan kotak surat khusus bagi masing-masing wartawan, media dan kantor berita untuk menempatkan bahan berita atau siaran pers. Pengiriman siaran pers yang baik akan menghasilkan hasil yang baik dan seringkali melebihi hasil yang diperoleh dari memasang iklan. Kirim siaran pers kepada wartawan atau redaksi yang menangani bidang khusus yang sesuai dengan kegiatan Anda dan tidak mwngirimkannya kepada pemimpin redaksi. Hal ini akan mempercepat proses pemuatan di media.

Bila siaran pers dikirim melalui email, buatlah sebagai email biasa dengan judul dari siaran pers sebagai pokok surat. Judul yang menarik akan mendorong wartawan atau pemimpin redaksi untuk menyimpan email Anda dalam kotak masuk emailnya dan tidak segera menghapusnya.

Kirim siaran pers kepada wartawan atau redaksi yang menangani bidang khusus yang sesuai dengan kegiatan Anda dan tidak mwngirimkannya kepada pemimpin redaksi. Hal ini akan mempercepat proses pemuatan di media.

Bila siaran pers dikirim melalui email, buatlah sebagai email biasa dengan judul dari siaran pers sebagai pokok surat. Judul yang menarik akan mendorong wartawan atau pemimpin redaksi untuk menyimpan email Anda dalam kotak masuk emailnya dan tidak segera menghapusnya.

3.MENGETIK ATAU MENCETAK SIARAN PERS

Siaran pers yang dicetak dan dikirim melalui pos atau kurir atau dimasukkan dalam kotak surat khusus di kantor lembaga atau perusahaan hendaknya diketik/dicetak, sebagai berikut:

• Pada kertas surat putih berlogo lembaga atau perusahaan yang berukuran 8 ½ x 11; • Pakai tinta hitam; • Dalam spasi ganda dengan batas sisi satu inci; • Hanya pada satu muka kertas dan tidak bolak-balik; • Tiap alinea /paragraf ditulis pada satu muka kertas dan tidak disambung pada kertas berikutnya; dan • Lakukan pemeriksaan ulang terhadap tata bahasa dan ejaan kata.

Jangan tulis ‘siaran pers’ sebagai `pokok surat. Sebaiknya tidak meletakkan siaran pers sebagai lampiran. Ini hanya akan membuang waktu pembacanya. Lampiran dapat digunakan bila informasi pelengkap lainnya yang disertai gambar dan grafik juga dikirim. Lampiran juga dipakai bila semua informasi pelengkap lainnya dikirimkan sebagai ‘file PDF’.

Pemakaian huruf besar yang indah, warna yang menyolok dan berbagai ilustrasi tidak akan meningkatkan makna siaran pers. Ini bahkan akan mengurangi nilai siaran pers.

Jangan menulis siaran pers di atas kertas surat berlogo lembaga atau perusahaan yang di-scan dan mengirimnya sebagai ‘file JPEG’. Ini juga akan membuang waktu Anda, wartawan atau redaksi. Jadi cukup ditulis sebagai surat di email. Kirimkan email satu per satu kepada tiap alamat email. Jangan kirim email secara serentak kepada semua alamat email. Hal ini hanya akan menunjukkan bahwa Anda menyamaratakan semua penerima email dan tidak memberi prioritas kepada penerima email tersebut.

Bagi lembaga atau perusahaan yang memuat siaran pers di websitenya pastikan bahwa siaran pers itu memuat informasi menarik bagi pembaca sehingga tertarik untuk membukanya dan memperlajari lebih lanjut informasi yang berkaitan dengan siaran pers ini. Jadi penting pula untuk membuat dan memuat berbagai informasi lengkap lainnya yang berkaitan dengan isi siaran pers.

Ingat, segala sesuatu yang dipublikasikan oleh lembaga atau perusahaan, baik online (di website) atau lainnya, mempunyai dampak terhadap reputasi dan kinerja lembaga atau perusahaan. Jadi sangat penting untuk membuat siaran pers dan berbagai informasi lengkap yang berkaitan lainnya secara berkualitas. Bila perlu pakai tenaga profesional untuk menulis informasi ini. Selanjutnya harus ada petugas yang selalu siap untuk menjawab berbagai pertanyaan yang dikirim pembaca siaran pers.

Seberapa sering siaran pers dilakukan tergantung kepada seringnya hal-hal baru dilakukan oleh lembaga atau perusahaan masing-masing.

3. TINDAK LANJUT SETELAH SIARAN PERS

Lembaga atau perusahaan Anda adalah sumber dari berita yang ada di siaran pers. Jadi pastikan bahwa ada staf khusus dan narasumber yang menangani dan menguasai isi berita itu. Bila siaran pers itu memang mempunyai nilai berita, wartawan atau media tentu ingin mengetahui informasi yang lebih banyak lagi. Mereka akan menggali informasinya dengan melakukan wawancara dengan narasumber atau pejabat di lembaga atau perusahaan.

Oleh karena itu pastikan ada narasumber atau pejabat yang selalu siap diwawancara wartawan atau media. Bila keduanya tidak tersedia, Anda harus menunjuk seseorang yang dapat dihubungi dan menyiapkannya. Beri pejabat atau petugas ini informasi lengkap tentang hal-hal yang berkaitan dengan isi siaran pers. Dia juga harus berlatih untuk dapat menjawab secara meyakinkan semua kemungkinan pertanyaan yang diberikan wartawan.

Demikian pula, harus ada staf yang menangani website dan menjawab email mengingat bahwa siaran pers juga dimuat di website dan dikirim melalui email.

Pada umumnya, di lembar pertama siaran pers bagian atas ada informasi bagi siapa saja yang ingin mengetahui lebih lanjut isi siaran pers tersebut. Informasi ini adalah:

Nama Pejabat/Narasumber Nama Lembaga/Perusahaan dan bagiannya Alamat Kantor Waktu yang tersedia (Tanggal dan jam kerja) No. Telpon (termasuk kode negara dan area) No. Fax Alamat Email Website

Hal yang perlu diperhatikan dalam menulis siaran pers:

• Buat kalimat pendek, padat dan tepat. Pakai kata sederhana Jangan memakai istilah sulit, sangat teknis dan khusus. Bila ada istilah teknis terjemahkan yang tepat dan mudah dipahami.

• Upayakan untuk tidak memakai kata-kata: ‘sangat unik’, ‘satu-satunya di dunia’, ‘teratas di dunia’, ‘pemimpin dalam bidang ini’, ‘trobosan baru’, ‘paling ahli’, ‘pertama di kota ini’ dan sebagainya.

• Jangan membuat siaran pers yang panjang. Cukup satu atau dua halaman. Lebih dari dua halaman terlalu panjang. Ingat pembaca pertama siaran pers adalah wartawan dan redaksi media yang sangat sibuk dan tidak punya waktu banyak. Mereka harus membaca dan menyeleksi ratusan siaran pers. Jadi mereka akan membaca sekilas tiap siaran pers. Usahakan untuk mempermudah kerja mereka.

• Tulis siaran pers dari sudut pembaca. Pelajari siaran pers yang ada di media atau dari lembaga atau perusahaan lain. Ini perlu untuk mengetahui gaya penulisan, bahasa, struktur, dan format siaran pers.

• Siaran pers yang baik adalah seperti yang tercetak atau dimuat di media, ditulis secara padat, tepat dan bernilai berita. Mengingat siaran pers dimuat seperti yang Anda tulis pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa dan ejaan kata.

• Mengingat siaran pers yang dimuat tanpa membayar biaya iklan maka pemuatannya tergantung kepada redaksi media. Oleh karena perlu dipertimbangkan untuk memakai penulis naskah yang profesional dan tidak yang amatir.

• Kirim siaran pers kepada orang yang tepat dan saat yang tepat. Siaran pers harus sesuai dan merupakan berita terkini, tidak basi.

• Bila siaran pers harus segera disiarkan, Tulis: “UNTUK SEGERA DISIARKAN”. Bila siaran pers harus disiarkan beberapa hari setelah dikirim, tulis “SIARAN PERS INI DITUNDA SAMPAI TANGGAL …” (Tulis tanggal yang dikehendaki, bila tanpa tanggal akan dianggap untuk segera disiarkan.)

• Minta orang lain untuk membaca draft siaran pers dan minta pendapatnya secara obyektif apakah dia tertarik atau tidak, bagian mana yang tidak dimengerti atau perlu diubah. Bila perlu ulangi menulisnya dari awal lagi agar dimengerti dan menarik.

Contoh Lembaran Siaran Pers:

UNTUK SEGERA DISIARKAN

Untuk informasi lengkap hubungi:

Nama Pejabat/Narasumber Nama Lembaga/Perusahaan dan bagiannya Alamat Waktu yang tersedia (Tanggal dan jam kerja) No. Telpon No. Fax Alamat Email Website

Judul

(Ditulis dalam huruf yang lebih besar, tebal dan setiap kata dimulai dengan huruf besar)

Paragraf Pertama Berisi jawaban atas pertanyaan: Apa? Siapa? Kapan? Di mana? Mengapa? Bagaimana?

Paragraf selanjutnya Berisi informasi lengkap yang berkaitan dengan layanan, produk atau kegiatan. Termasuk manfaat dan kenapa khusus. Juga ungkapan atau pendapat pimpinan, staf, ahli atau masyarakat pengguna.

Berisi informasi siapa yang dapat dihubungi untuk mendapat informasi selengkapnya dari narasumber atau untuk mendapat leaflet/booklet; nomer telpon dan alamat email. Ringkasan informasi produk atau layanan dan sejarah singkat lembaga atau perusahaan

###

Catatan:

Bila siaran pers lebih dari dua halaman tulis kata berikut:

Pada bagian akhir halaman pertama: Bersambung

Pada bagian atas halaman ke dua: Judul SIaran Pers

Silakan kirim komentar atau pertanyaan ke:

bambanghsamekto@gmail.com